2 preguntas clave que debes hacerte antes de automatizar tus procesos en tu área de finanzas

0 Comments

Vaya, uno de los talones de Aquiles de las empresas es que a estas alturas, aún cuentan con procesos anticuados para llevar tus cuentas por pagar.

El tener esta falta de actualización, lo creas o no, tiene un costo financiero.

Esto sin mencionar los terribles errores de entrada de datos, los riesgos de seguridad y las ineficiencias en la línea de tiempo asociadas con los sistemas manuales que se basan principalmente en el papel.

También hay una buena posibilidad de que las soluciones de automatización puedan proporcionar alivio para posicionar mejor al equipo de finanzas de las empresas para contribuir al éxito general de la misma pero, probablemente no estás muy seguro de cómo comenzar a evaluar si la automatización es adecuada para tu negocio.

Resultado de imagen para area de finanzas

1) ¿La automatización es una buena opción según el volumen y el estado de la empresa?

Comienza con un par de factores informativos sobre dónde se encuentra tu empresa:

a) Volúmenes de transacción

Se necesita una cantidad considerable de tiempo y energía para procesar una sola factura o pago en un sistema predominantemente manual.

Si tienes menos de 100 facturas o pagos por mes, puedes mantener tu situación un tanto estable. Pero justo al otro lado es donde generalmente comenzamos a ver errores e ineficiencias en el proceso de forma más consistente.

b) Estado de la empresa

Si tu negocio está funcionando a una velocidad constante, puedes sentirte bien manteniendo el statu quo.

Si tu negocio es afortunado de estar en modo escalable, es probable que debatas si necesitas expandir tu departamento de contabilidad para manejar la creciente carga de trabajo o encontrar una forma de liberar a tu personal de tanta entrada manual de datos para dedicar su tiempo a usos más estratégicos.

2) ¿La automatización cambiará los procesos contables que actualmente tienes implementados?

Las ineficiencias de tus procesos te llevaron a este punto pero por supuesto no deseas perder el tiempo implementado una solución  que no solucionará tus problemas, o peor aún, implementar algo que causará nuevos problemas.

Por lo tanto, es extremadamente importante conocer con claridad tus propios procesos que están en funcionamiento para que puedas identificar exactamente qué ineficiencias existen y qué las causa.

Así será más sencillo determinar si la automatización puede abordarlas adecuadamente.

También debes comprender qué partes del proceso son sagradas para ti y cómo una solución de automatización puede afectar tu visibilidad y control.

El procesamiento manual de facturas y pagos requiere muchos pasos, incluyendo abrir el correo, enrutar facturas, codificar líneas de pedido, buscar aprobaciones, ingresar datos, cortar cheques, aplicar franqueo y realizar los pagos.

Todos estos pasos te están costando tiempo y dinero a tu negocio.

Resultado de imagen para area de finanzas

La herramienta de automatización adecuada debería facilitar tu carga de trabajo y agilizar los procesos al hacerse cargo de las tareas que prefiere no hacer, como la entrada manual de datos, la presentación de facturas en papel, el llenado de sobres y el envío de pagos, mientras mantiene el control sobre el enrutamiento y las aprobaciones en tus manos.

Idealmente, todo lo que tendrías que hacer es codificar, aprobar y seleccionar para el pago.

Esto a la larga agiliza y facilita los procesos y es aquí donde Coupa México entra en tu camino para ayudarte a que este nuevo enlace a la ruta de la automatización sea eficiente, rápida, segura y por supuesto… productiva.